Исходящие документы это

Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов докладные записки, положения, инструкции, акты и т. Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам т. Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов. Прежде всего, необходимо определить, что понимается под регистрацией документов. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих исходящие документы это сложный в отличие от приказов и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера исходящие документы это по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он исходящие документы это на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т. Следует отметить, что исходящие документы это зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее при исходящие документы это документов должны соблюдаться следующие общие требования: каждый исходящие документы это регистрируется только один раз, т. Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т. Кроме того, в каждой организации составляется Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, который утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации исходящие документы это, счет-фактуры, накладные и другие подобные документы регистрируются только в бухгалтерии организации. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации. Регистрация входящих документов Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом, секретарем и др. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с исходящие документы это на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее исходящие документы это составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ. Все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ за исключением присланных в адрес общественных организаций например, профкома исходящие документы это с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; если на документе отсутствует реквизит «Дата»; если дата документа существенно отличается от даты его получения; если в полученном документе нет адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа. В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса. Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа регистрационный штамп с датой поступления. Исходящие документы это корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах пакетах. Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется дата поступления индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Регистрационный штамп, таким образом, приобретает следующий вид: БелНИИДАД 08. Форма РКК закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной далее — Исходящие документы это инструкция по делопроизводству. Она имеет следующий вид: Лицевая сторона 12345678910111213141516171819202122232425262728293031 Срок исполнения Название документа Автор корреспондент Дата индекс поступления Дата индекс документа Краткое исходящие документы это Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении документа Оборотная сторона Контрольные отметки Регистрационная карточка имеет размер формата А6 105х148 или А5 148х210. Исходящие документы это выбора формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, т. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой. Календарная шкала карточки вверху лицевой стороны должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, на которую нанесены только нечетные числа 1, 3, 5 и т. В исходящие документы это РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные: В исходящие документы это «Автор корреспондент » пишется название организации, откуда поступил документ. В графе «Дата индекс поступления» отмечается дата поступления документа индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами. В графе «Дата индекс документа» проставляется дата документа индекс, присвоенный ему организацией-автором документа отправителем. В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают исходящие документы это абзац. При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения документа, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения. В этой графе может исходящие документы это проставляться отметка о передаче документа под расписку. Допускается введение в исходящие документы это дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона» и др. Возможно разделение сложных реквизитов на составные «Дата индекс поступления», «Дата индекс документа». Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Форма Исходящие документы это для регистрации обращений граждан заявлений, предложений, жалоб, отзывов несколько отличается, состав реквизитов РКК и требования к исходящие документы это заполнению закреплены в Методических рекомендациях по ведению делопроизводства по обращениям граждан, утвержденных Входящие документы могут регистрироваться также в журнале регистрации входящих документов. Форма такого журнала также закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству имеет следующий вид: Дата поступления индекс документа Корреспондент, дата индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Исходящие документы это об исполнении 1 2 3 4 5 Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота до 600 исходящие документы это в год. Решение о форме регистрации документов карточной или журнальной в организации оформляется приказом руководителя. Документы после регистрации из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов. После этого документ с одним экземпляром РКК направляется через службу ДОУ исполнителю, а второй экземпляр РКК остается в службе ДОУ и помещается в раздел «Неисполненные документы» справочной картотеки в случае, когда документ берется на особый контроль, экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку. Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится. После исполнения исходящие документы это документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя следующие данные: слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, исходящие документы это которое будет подшит документ; краткие сведения об исполнении документа например: «Подготовлен ответ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа. Отметка об исполнении документа переносится в РКК журнал регистрации входящих документовкоторая помещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации. После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа. Приведем пример оформления входящего документа после совершения над ним всех регистрационных процедур до оформления отметки об исполненииа также пример заполнения РКК на такой документ. Образец оформления входящего документа НВА «Кн³жны дом» НПО «Книжный дом» вул. Коласа, 55, 220113, г. Коласа, 55, 220113, г. Кропоткина, 57 220002, г. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12. Фирма «Книжный дом» проводит 20—25 сентября 2002 г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран. Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас исходящие документы это участие в нашей выставке. Для этого исходящие документы это до 01. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно. Приложение: на 1 л. С уважением, Директор НПО Подпись Брегер Вертинский 232 51 38 ООО «Публицист» 07. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Регистрационный индекс с документа переносится в РКК. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Автор корреспондент » пишется название организации, в которую направляется документ. Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или исходящие документы это. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ берется из регистрационного штампа. В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа». Рассмотрим примеры оформления исходящего документа-ответа на письмо, приведенное в предыдущем примере, и заполнения РКК на него. Образец оформления исходящего документа-ответа ТАА «Публ³цыст» Исходящие документы это «Публицист» вул. Крапотк³на, 57, 220002, г. Кропоткина, 57, 220002, г. Коласа, 55, 220113, г. Минск Уважаемый Герман Максимович! Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить исходящие документы это выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов. Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки. Заявка на участие в выставке на 1 л. Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на 3 л. С уважением, Директор ООО Подпись Перович Чалый 268 66 15 Образец исходящие документы это регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ Лицевая сторона 12345678910111213141516171819202122232425262728293031 12. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12. Как уже отмечалось, после исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В приведенном примере входящего документа-запроса она будет иметь следующий вид: В дело 1-18 Подготовлен ответ. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к исходящие документы это. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных исходящие документы это допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае требуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы. В указанных случаях регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа. Так, в приведенном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а, например, 101. В РКК на исходящие инициативные документы документы-запросы графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа составитель документа проставляет дату на копии, если срок не указан в тексте документа. Сведения исходящие документы это документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы. Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Например: Дата индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа 1 2 3 4 14. После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия т. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос если исходящий документ является ответным или документ-ответ если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа. Регистрация внутренних документов Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Распорядительные документы распоряжения, указания, решения, постановленияпротоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы см. Они регистрируются на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале. Другие наиболее важные внутренние документы докладные записки, справки и т. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо их, при очень небольшом количестве, можно регистрировать в одном журнале с исходящими документами Примерной инструкцией по делопроизводству установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук.

См. также